Définition de dossier médical de santé au travail

Un dossier médical de santé au travail est constitué pour chaque travailleur bénéficiant d’un suivi individuel de son état de santé dans un service de prévention et de santé au travail (SPST).

Il se fait sous format numérique sécurisé et est placé sous la responsabilité du SPST.

Il comprend les informations suivantes :

• les données d'identité et administratives (par exemple, le contact du médecin traitant) ;
• les informations sur les risques actuels ou passés auxquels le travailleur est ou a été exposé ; les données d'exposition à un ou plusieurs facteurs de risques professionnels ou toute autre donnée d'exposition à un risque professionnel pouvant affecter son état de santé, et les mesures de prévention mises en place ;
• les informations relatives à l'état de santé du travailleur recueillies lors des visites et examens nécessaires au suivi individuel de son état de santé ;
• les correspondances échangées entre professionnels de santé pour la coordination et la continuité de la prise en charge du travailleur ;
• les informations formalisées sur les attestations, avis et propositions des professionnels de santé au travail (aménagement de poste, inaptitude, etc.) ;
• les informations délivrées au travailleur sur les expositions professionnelles, les risques identifiés, les moyens de protection, l'existence ou l'absence d'une pathologie en lien possible avec une exposition professionnelle ;
• les avis médicaux ;
• la mention de l'information du travailleur sur ses droits en matière d'accès aux données le concernant et sur les conditions d'accès à son dossier médical ;
• le consentement ou l'opposition du travailleur à certaines situations (notamment un suivi à distance ou l’accès au dossier médical par tout professionnel de santé).

L’alimentation du dossier et sa consultation par les professionnels de santé doivent respecter des règles de confidentialité. Toutes les actions réalisées sont tracées et conservées.

Le médecin du travail peut déléguer l’alimentation et la consultation à l’assistant de prévention et de santé au travail et à l’intervenant en prévention des risques professionnels.

Le travailleur est informé lors de sa création (ou quand il relève de plusieurs SPST ou cesse de relever d’un de ces services) de son droit de s’opposer :

• à l’accès au dossier médical du médecin praticien correspondant ou des professionnels chargés d’assurer, sous l’autorité du médecin du travail, le suivi de son état de santé ;
• à l’accès des professionnels chargés du suivi de son état de santé aux dossiers médicaux dont il est titulaire et qui sont détenus par d’autres SPST.

Cette information se fait par tout moyen et doit être retracée dans le dossier médical, comme l’exercice de ses droits.

Le travailleur ne peut pas s’opposer à la constitution du dossier. Il peut (ou en cas de décès, une personne autorisée) demander sa communication sous forme papier ou dématérialisée et exercer ses droits de rectification, d’effacement et de limitation auprès du SPST. Le dossier est conservé 40 ans à compter de la dernière visite ou de l’examen au sein du SPST, ou 50 ans dans certains cas (agents chimiques dangereux). En cas de décès, il est conservé 10 ans.

Il n’existe plus de dossier médical spécial pour les travailleurs susceptibles d’être exposés à des agents biologiques pathogènes. Le dossier médical en santé du travail s’applique.

Les dossiers qui sont créés depuis le 16 novembre 2022 doivent être conformes à ces règles depuis le 31 mars 2023 ; de même pour ceux déjà établis et concernant des travailleurs toujours suivis par un SPST.

Depuis le 1^er janvier 2024, il n’est plus précisé que le dossier médical est intégré au dossier médical partagé mais un volet sera créé dans ce dernier avec l’accord du salarié. Son contenu sera composé de l'ensemble des données d'exposition du travailleur à un ou plusieurs facteurs de risques professionnels ou toute autre donnée d'exposition à un risque professionnel que le médecin ou professionnel de santé estime de nature à affecter l'état de santé du travailleur.

Dossier médical partagé

Depuis le 1^er juillet 2021, le dossier médical est intégré au dossier médical partagé (carnet de santé informatisé et sécurisé regroupant différents documents sur la santé des personnes relevant d’un régime de Sécurité sociale) et il est accessible aux professionnels de santé, sauf opposition de l'intéressé. Un décret du 4 août 2021 précise les conditions de création et de fermeture, la nature et le contenu des informations contenues, les modalités d'exercice des droits des titulaires sur les informations y figurant, les conditions dans lesquelles certaines informations peuvent être rendues inaccessibles par son titulaire, les conditions d'utilisation par les professionnels de santé et les conditions d'accès. 

Au 31 mars 2022, le travailleur peut s'opposer à l'accès du médecin du travail chargé du suivi de son état de santé à son dossier médical partagé. Ce refus ne constitue pas une faute et ne peut pas servir de fondement à l'avis d'inaptitude. Il n'est pas porté à la connaissance de l'employeur.

Le dossier est tenu par le médecin du travail. Les collaborateurs du médecin ne peuvent y avoir qu’un accès limité sous la responsabilité du médecin. En cas de changement de SPST (service de prévention et de santé au travail), le salarié doit donner son accord qu’il soit transmis à son nouveau médecin du travail.

Le salarié (ou ses ayants droit en cas de décès) peut consulter son dossier, soit par l’intermédiaire d’un médecin de son choix, soit en demandant des copies de certaines pièces : correspondance médicale, résultats d’examens, avis du médecin, fiches individuelles d’exposition, attestation d’exposition et fiche sur les facteurs de risques au poste de travail. En revanche, l’employeur n’est pas autorisé à réclamer le dossier médical des salariés quel que soit le motif invoqué.

Il est conservé dans le dernier SPST auquel était rattaché le salarié. 50 ans par exemple à compter du départ de l’entreprise pour les expositions aux agents CMR. En cas de disparition du SPST, le dossier est remis au médecin inspecteur régional du travail.