Définition de effectif

Les seuils d’effectifs constituent un moyen efficace d’évaluer la taille d’une entreprise, et permettent ainsi d’adapter les règles du droit du travail à l’importance de cette dernière. Les entreprises sont soumises à l’application de certaines obligations sociales, ou s’en voient exonérées, selon qu’elles atteignent ou non les seuils d’effectifs déclencheurs de ces obligations.

Ces seuils sont particulièrement importants quant à la représentation du personnel, mais de nombreuses autres obligations, sociales ou fiscales, sont aussi liées à l’effectif de l’entreprise.

Loi PACTE : partant du constat que les seuils d’effectif sont trop nombreux et complexes, le législateur est intervenu aux fins d’harmoniser le mode de calcul des effectifs avec celui prévu par le Code de la Sécurité sociale, rationaliser les niveaux de seuils existants et mettre en place un nouveau mécanisme d’atténuation des effets de seuils.

Le BOSS comprend une rubrique relative aux modalités de calcul de l’effectif salarié pris en compte pour l’application de l’ensemble des dispositifs prévus par le Code de la Sécurité sociale, à l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés et au versement mobilité. Plusieurs adaptations pratiques sont proposées, notamment pour permettre la proratisation de l’effectif pour les salariés en convention individuelle de forfaits en jours réduits ainsi que pour les salariés dont le contrat de travail comprend à la fois des phases d’activité et d’inactivité. Cette évolution est applicable depuis le 1^er août 2022 et au calcul de l’effectif par les URSSAF intervenant depuis 2022. Les modalités de décompte de l’effectif en matière de contributions au financement de la formation professionnelle et à la taxe d’apprentissage de la rubrique « Effectif » sont entrées en vigueur le 1^er octobre 2024.

Ainsi, l’effectif salarié annuel de l’employeur correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l’année civile précédente. Pour la détermination de cet effectif, les mois au cours desquels aucun salarié n’est employé ne sont pas pris en compte pour établir cette moyenne.

En outre, la loi PACTE prévoit que le franchissement à la hausse d’un seuil d’effectif est pris en compte lorsque ce seuil a été atteint ou dépassé pendant 5 années civiles consécutives. À l’inverse, le franchissement à la baisse d’un seuil d’effectif sur 1 année civile a pour effet de faire, de nouveau, courir le même délai de 5 ans pour que l’entreprise soit soumise à l’obligation attachée au franchissement à la hausse du seuil en question.

Pour la mise en place de l'instance unique, nommée CSE, l'effectif doit être atteint pendant 12 mois consécutifs.

Chaque salarié « occupé dans l’entreprise » est pris en compte dans le calcul de l’effectif de celle-ci. Sont visés tous les salariés liés à elle par un contrat de travail, ainsi que toute personne travaillant dans l’entreprise sous la subordination juridique de l’employeur.

Sauf indication autre, chaque salarié compte pour une unité, qualifiée d’« équivalent temps plein » (ETP).

Les salariés titulaires d’un CDI, à temps plein, et les travailleurs à domicile sont pris intégralement en compte dans l’effectif de l’entreprise.

Les salariés à temps partiel, quelle que soit la catégorie de contrat de travail dont ils relèvent (CDI, CDD, travailleurs temporaires ou mis à disposition, etc.), sont pris en compte au prorata de leur temps de travail, c’est-à-dire en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale du travail (ou durée conventionnelle).

Les salariés titulaires d’un CDD, d’un contrat de travail intermittent, les travailleurs mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins 1 an, et les salariés temporaires sont pris en compte dans l’effectif de l’entreprise, au prorata de leur temps de présence, au cours des 12 mois précédant la date à laquelle le calcul est effectué.

Toutefois, les salariés titulaires d'un CDD et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu.

Sont également exclus, les apprentis, les titulaires d’un CIE ou CAE pendant la durée d’attribution de l’aide financière, les stagiaires étudiants ou en formation professionnelle.

Les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire, un groupement d'employeurs ou une association intermédiaire ne sont pas pris en compte pour le calcul des effectifs de l'entreprise utilisatrice pour l'application des dispositions légales relatives à la formation professionnelle continue et à la tarification des risques accident du travail et maladie professionnelle qui se réfèrent à une condition d'effectif.

Enfin, les dirigeants et mandataires sociaux sont exclus des effectifs, sauf en cas de cumul avec un contrat de travail. Ils doivent par ailleurs être pris en compte dans les effectifs pour le calcul des cotisations de Sécurité sociale s’ils sont assujettis au régime général.