Je veille à l'utilisation conforme du budget de fonctionnement
Le comité social et économique bénéficie pour son fonctionnement d’une subvention obligatoire prévue par la loi dont le montant est fixé à 0,2 % de la masse salariale dans les entreprises de 50 salariés à 1999 salariés, et 0,22 % pour les entreprises d’au moins 2000 salariés.
L’utilisation de la subvention est encadrée par la loi et doit exclusivement servir au fonctionnement du comité.
Comprendre
1) Comment utiliser le budget de fonctionnement
Dans la pratique, il arrive très fréquemment que les CSE disposent de réserves liées aux excédents du budget de fonctionnement.
Beaucoup de CSE ont en effet du mal à utiliser l’intégralité de la subvention de fonctionnement versée par l’employeur au motif que les dépenses entrant dans ce budget sont encadrées. En effet, le budget de fonctionnement ne peut en aucun cas servir à financer les dépenses relatives aux activités sociales et culturelles.
Le non-respect de ce principe de séparation engendre de fait une utilisation non conforme du budget de fonctionnement.
Le budget de fonctionnement doit servir à financer des dépenses qui permettent au CSE d’assumer ses missions économiques et professionnelles. Les dépenses éligibles pouvant être imputées à ce budget incluent notamment :
- les frais de formations pour les élus titulaires et suppléants (hors formation santé, sécurité et conditions de travail dont les coûts sont à la charge de l’employeur). Le comité peut également décider, par une délibération, de consacrer une partie de son budget de fonctionnement au financement de la formation des délégués syndicaux de l'entreprise ainsi qu'à la formation des représentants de proximité, lorsqu'ils existent ;
- les frais de documentation technique incluant les abonnements juridiques, sociaux et fiscaux, ou les revues et magazines spécialisés ;
- les rémunérations et les charges sociales des salariés du comité social et économique qui ne s’occupent pas des activités sociales et culturelles ;
- les honoraires des experts ou avocats externes recrutés par le CSE pour mener des études économiques, juridiques ou financières liées à sa mission, y compris experts-comptables et commissaires aux comptes ;
- les frais liés à l’information des salariés, les sondages et enquêtes non-liés aux activités sociales et culturelles ;
- les consommables et matériels de bureau (ordinateurs, imprimantes, etc.), dans certaines limites (voir « dépenses mixtes » ci-après).
Les frais de déplacement pour se rendre à des réunions organisées par l'employeur sont à la charge de ce dernier.
2) Les dépenses mixtes
Certaines dépenses réalisées par le CSE peuvent servir à la fois aux ASC et au fonctionnement. Il peut s’agir par exemple de fournitures administratives, ou de l’achat d’un logiciel.
La répartition des charges mixtes entre les activités se fait à l’aide de clés de répartition, comme le recommande l’ANC (Autorité des normes comptables).
Pour certaines dépenses du CSE, le choix des clés de répartition peut paraître évident. Le CSE peut par exemple utiliser le nombre d’heures travaillées pour ventiler les salaires et les charges salariales d’un service comptable.
Pour d’autres dépenses, notamment les fournitures non stockables, les frais de reprographie, les honoraires d’experts, le choix des clés de répartition à utiliser nécessite de mener une analyse plus complexe afin de répartir les charges de manière logique et cohérente.
Si vous avez un doute quant à l'imputation d'une dépense sur le budget de fonctionnement ou sur celui des activités sociales et culturelles, posez-vous la question du but de la dépense : sert-elle un objectif économique et professionnel ou un objectif lié à une activité sociale et culturelle ?
Certains CSE proposent aux salariés l’accès à des plateformes de formation en ligne (cours de langue, d’économie, de droit, etc.) ou de billetterie. Le coût de l’adhésion du comité à ces plateformes relève du budget des activités sociales et culturelles et non du budget de fonctionnement car il s’agit d’une activité à destination des salariés.
Dans un autre registre, la Cour de cassation est venue préciser que, si le budget de fonctionnement du comité est indûment utilisé pour financer un investissement relevant des activités sociales et culturelles, les charges et les produits relatifs à cet investissement s’imputent sur le budget de fonctionnement, peu important que l’investissement initial relève en réalité des activités sociales et culturelles. Cela laisse à penser que cette analyse est également applicable au budget ASC.
Point clés à retenir
- Le budget de fonctionnement doit servir exclusivement à financer des dépenses qui permettent au CSE d’assumer ses missions économiques et professionnelles.
- Le mauvais choix des clés de répartition peut remettre en cause la bonne imputation des charges, induire une insuffisance du budget de fonctionnement ou du budget des ASC, ou encore réduire les prestations que le CSE peut proposer aux bénéficiaires.
- Les clés de répartition doivent être détaillées et justifiées dans l’annexe aux comptes annuels du CSE.
- Attention aux prestataires qui, sous couvert « d’astuces », vous assurent qu’il est possible d’utiliser le budget de fonctionnement pour financer certains services (objets publicitaires, distributeurs automatiques, plateforme de cours en ligne à destination des salariés ou de billetterie, etc.) : cela n’est pas possible !
- L’utilisation du budget de fonctionnement pour financer une ASC pourrait conduire l’URSSAF à considérer qu’il ne s’agit pas d’une activité sociale et culturelle, et donc à soumettre la prestation à cotisations.
Références aux textes officiels
C. trav., art. L. 2315-61 (montant de la subvention)
Règlements de l’ANC n° 2021-05, 2021-06 et 2021-07 du 04 décembre 2021
Cass. soc., 2 décembre 2020, n° 19-10.299 (imputation des produits et charges des placements/investissements du CSE)