Savoir quelle procédure respecter pour l’engagement des dépenses du CSE
Engager régulièrement des dépenses en matière d’activités sociales et culturelles ou de fonctionnement est nécessaire à l’accomplissement des missions du comité social et économique.
Il convient alors, pour les élus, d’envisager ces engagements de la manière la plus sécuritaire possible, afin d’éviter toute contestation ultérieure. Pour cela, il est important de respecter certaines règles simples.
Analyse
1) Le vote de la dépense
Le comité social et économique est une personne morale. Cela signifie qu’il est titulaire de droits mais également d’obligations.
À ce titre, il est primordial de comprendre que ses deux budgets n’appartiennent pas aux élus mais à l’instance, ce qui implique que chaque dépense doit être votée à la majorité des élus titulaires présents. Un élu suppléant remplaçant un titulaire absent peut également être amené à voter. Le président du comité ne participe pas au vote, ni concernant l’engagement de dépenses en matière d’ASC, pas plus qu’en matière d’activités économiques et professionnelles.
Le vote doit toujours s’effectuer lors d’une réunion plénière afin d’avoir une trace de la délibération au procès-verbal. En effet, ce document a une valeur légale et vaut preuve juridique.
Une dépense qui serait engagée à la suite d'une délibération en réunion préparatoire, ne saurait être légalement justifiée, car cette réunion n’a pas d’existence légale en tant que telle.
De plus, le fait pour un élu d’engager unilatéralement une dépense sur les fonds du comité sans avoir recueilli l’aval des autres membres titulaires du CSE peut caractériser un délit d’entrave mais également un délit d’abus de confiance.
Par conséquent, le vote en réunion plénière garantit une traçabilité de la dépense engagée et prémunit de la majorité des contestations possibles a posteriori.
Certains élus souhaitent acquérir des ordinateurs portables pour le compte du CSE et présentent ce projet lors d’une réunion préparatoire. Suite aux échanges, le trésorier va acheter les ordinateurs.
Dans ce cas, les élus qui n’étaient pas favorables à l’achat, pourraient contester la licéité de la dépense au motif qu’ils n’ont pas pu valablement délibérer sur son engagement en réunion plénière.
Néanmoins, le vote à la majorité ne garantit pas la légalité de la dépense, si le bien ou le service acheté est contraire à la loi.
Le vote, en début d’exercice comptable, d’un budget prévisionnel est déjà en tant que tel une sécurité. Mais un prévisionnel n’est, par définition, pas une vision définitive précise des dépenses qui seront effectivement engagées. Dans ce cas, un vote du budget prévisionnel couplé avec un vote des dépenses qui diffèrent ou excèdent du prévisionnel, semble être la solution la plus sûre juridiquement.
2) L’intérêt du règlement intérieur du CSE
Comme vu précédemment, toute dépense engagée par le CSE doit être votée en réunion plénière. Pour autant, cet état de fait peut rapidement devenir handicapant, notamment en ce qui concerne les petites dépenses liées au fonctionnement du comité (fournitures de bureau, etc.).
Pour éviter cela, il est possible d’inclure dans le règlement intérieur du CSE, une clause permettant au trésorier d’engager librement des petites sommes avec une limite mensuelle globale à définir en fonction des besoins.
Si cette clause évite de passer par la case du vote, elle n’exonère pas de justifier l’engagement de la dépense en présentant la facture correspondante et en l’incluant dans la comptabilité du comité.
Mise en pratique
Les dépenses engagées par le comité social et économique doivent résulter d’une décision collective prise à la majorité. Il est également important de comprendre que la traçabilité assure, autant que faire se peut, une sécurité pour les élus. Cette pratique favorise également la confiance que peuvent avoir les salariés envers leurs élus. N’oubliez pas que l’opacité porte préjudice à l’image des CSE. Un déficit de communication et de transparence crée inévitablement de la suspicion, et cela même si la gestion du CSE est dénuée de tout vice.
En effet, de plus en plus d’élus contestent certaines décisions prises sans concertation, mais également des salariés.
Par conséquent il est important :
- de préparer la résolution en réunion préparatoire ;
- de valider la résolution en réunion plénière par un vote à la majorité ;
- de faire apparaître l’objet du vote et son résultat dans le procès-verbal de la réunion ;
- de formaliser cette procédure dans le règlement intérieur du CSE ;
- de prévoir une clause dans le règlement qui permet au trésorier d’engager de petites dépenses sur présentation de factures ;
- de valoriser la transparence comptable du comité auprès des salariés.
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Références aux textes officiels
Cass. crim., 4 novembre 1988, n° 87-91.705
Cass. soc., 18 décembre 2012, n° 11-19.298