Frais de déplacement et autres frais professionnels : définition, remboursement, impôt et cotisations sociales
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Les frais de déplacement font partie de la catégorie des frais professionnels engagés par le salarié et devant être remboursés par l’employeur.
Frais professionnels : définition
Les frais professionnels sont les frais avancés par le salarié dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle.
Parmi les frais professionnels on peut citer :
les frais de déplacement (transport en commun, voiture, co-voiturage ou vélo) ;
les frais de repas ;
les frais liés au télétravail ;
les frais d’hébergement.
L’employeur est dans l’obligation de rembourser au salarié les frais professionnels que ce dernier a avancés.
Notez le
Les frais professionnels sont différents des avantages en nature. Les avantages en nature ne sont pas des frais engagés par le salarié, mais des prestations que l’employeur fournit aux salariés : voiture de fonction, téléphone, etc.
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Remboursement des frais de déplacement et autres frais professionnels
L’employeur peut rembourser les frais professionnels selon 2 méthodes : au forfait ou selon les frais réels engagés.
Remboursement de frais professionnels au forfait
Le remboursement des frais professionnels peut s’effectuer via le versement d’une prime mensuelle correspondant aux dépenses engagées par le salarié. Le montant de la prime est le même tous les mois.
Cette pratique permet d’éviter au salarié de présenter chaque mois tous les justificatifs correspondant à toutes les dépenses.
Exemple
Un salarié qui est amené à effectuer de nombreux déplacements tous les mois, n’a pas à présenter tous les justificatifs pour obtenir le remboursement de ces frais de déplacement.
Remboursement selon la déclaration de frais réels
Il est également possible de rembourser les frais de déplacement et autres frais professionnels sur présentation d’un justificatif. L’employeur ne rembourse alors que les frais réellement engagés par le salarié.
Par exemple, pour obtenir le remboursement de ses frais de déplacement en voiture, le salarié doit présenter à l’employeur la facture d’essence.
Notez le
Il existe certains frais professionnels qui ne peuvent être remboursés que sur la base des frais réels, comme les frais de déménagement dans le cadre d’une mobilité professionnelle ou encore les frais liés au télétravail.
Frais de déplacement et autres frais professionnels : impôt et cotisations sociales
Les frais professionnels, et notamment les frais de déplacement, doivent être déclarés aux impôts par le salarié.
Frais professionnels et impôt
Les sommes perçues par le salarié dans le cadre du remboursement de ses frais professionnels réels sont déductibles du montant du revenu à déclarer aux impôts.
Frais professionnels et cotisations sociales
Le remboursement des frais professionnels peut être exclu de l’assiette de cotisations sociales, en fonction de la méthode utilisée.
Frais professionnels réels et cotisations sociales
Les frais professionnels remboursés sur la base des frais réellement engagés sont exclus de l’assiette de cotisations sociales.
Frais professionnels au forfait et cotisations sociales
Les frais professionnels remboursés au forfait sont exclus de l’assiette de cotisations sociales lorsque l’employeur établit le caractère professionnel de ces frais.
L’allocation forfaitaire versée au salarié ne doit pas dépasser le plafond d’exonération fixé tous les ans.
Notez le
Il est possible, le cas échéant, de faire apparaître les frais professionnels sur le bulletin de salaire dans la mention exonération de cotisations sociales.
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