Rupture de la relation contractuelle : quels sont les principaux documents de fin de contrat à remettre au salarié et comment les rédiger ?

Quelle que soit la nature du contrat de travail (CDI, CDD) et la cause de sa rupture (licenciement, démission, rupture conventionnelle, prise d’acte, fin de CDD, résiliation judiciaire, etc.), vous devez remettre à votre salarié des documents que l’on appelle communément des documents de fin de contrat.

Les 3 principaux sont les suivants :

• certificat de travail ;
• reçu pour solde de tout compte ;
• attestation employeur également appelée attestation pôle emploi.

Voici comment procéder pour établir et remettre ces documents ainsi que nos conseils afférents.

Le certificat de travail : rédaction et remise

A l’occasion de la fin du contrat de travail, vous êtes tenu de délivrer à votre salarié un certificat de travail (Code du travail, art. L. 1234–19). Cela signifie qu’à la fin du contrat de travail, vous devez tenir ce document à la disposition de votre salarié, et ce, même s’il a été dispensé d’effectuer son préavis. Il est recommandé d’informer le salarié que vous avez établi son certificat et que vous le tenez à sa disposition.

La loi ne vous impose pas de lui envoyer par courrier. En effet, le certificat de travail est « quérable et non portable ».

Si le salarié vient récupérer son certificat de travail, n’oubliez pas de lui faire signer une décharge attestant que vous lui avez remis le document à telle date. Si vous avez choisi de lui envoyer par courrier, faites le par lettre recommandée avec accusé de réception.

Tout cela, pour des raisons évidentes de preuve : vous pouvez ainsi très facilement prouver que vous avez respecté votre obligation.

Si vous ne tenez pas le certificat de travail à la disposition du collaborateur, vous prenez un risque inutile : celui de payer une amende et d’être contraint sous astreinte (paiement d’une amende par jour de retard) par le juge de le remettre. Si tel est le cas, vous devez alors envoyer au salarié son certificat de travail et non le tenir à sa disposition. Également, vous pouvez être condamné à verser au salarié des dommages et intérêts si le juge prud’homal relève l’existence d’un préjudice pour le salarié.

Mais, comment rédiger le certificat de travail ?

Il doit nécessairement contenir les informations suivantes :

• identification de votre entreprise : les nom, adresse, raison sociale et siège de la société ;
• identité du salarié : ses nom, prénom et adresse ;
• dates d’entrée et de sortie du salarié : la date de sortie correspond, le cas échéant, à la date de fin du préavis même si le salarié a été dispensé de son exécution ;
• nature de l’emploi ou des emplois successivement occupés et périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus : précisez la qualification exacte du salarié ;
• maintien des garanties de frais de santé et prévoyance (Code de la Sécurité sociale, art. L. 911–8) ;
• date de remise du certificat et lieu de rédaction.

N’oubliez pas de le signer.

Établir et remettre le solde de tout compte

Il est un autre document que vous êtes tenu de rédiger lorsque l’un de vos salariés quitte votre entreprise : le solde de tout compte contre reçu (Code du travail, art. L. 1234–20).

Le reçu pour solde de tout compte fait l’inventaire de l’ensemble des sommes versées au salarié à l’occasion de la rupture du contrat de travail.

Il comporte :

• le total des sommes dues au salarié à la date de fin du contrat : le salaire, les éventuelles primes, l’indemnité compensatrice de congés payés, l’indemnité compensatrice de préavis, les indemnités de rupture (indemnité de licenciement, de rupture conventionnelle, etc.), le paiement des heures supplémentaires, etc. ;
• la mention selon laquelle le reçu est établi en 2 exemplaires originaux dont l’un est remis au salarié.

Vous devez donc rédiger le solde de tout compte en 2 exemplaires, dont l’un doit être remis au salarié à la date de fin du contrat, soit, comme pour le certificat de travail, à la fin du préavis qu’il soit exécuté ou non, par :

• une remise en main propre contre décharge ;
• un envoi par lettre recommandée avec accusé de réception.

Enfin, sachez que le reçu pour solde de tout compte a ce que l’on appelle un effet libératoire. Cela signifie qu’il peut être dénoncé par le salarié dans les 6 mois qui suivent sa signature. Au-delà de ce délai, on dit qu’il devient libératoire pour l’employeur pour les sommes qui y sont mentionnées, c’est à dire que le salarié ne peut plus par la suite, contester les sommes qui y sont mentionnées.

S’il n’est pas obligatoire de mentionner ce délai dans le reçu, il peut être judicieux de le faire tout de même.

Attestation Pôle emploi

Il vous revient d’établir une attestation employeur également appelé attestation Pôle emploi. Ce document est important car il permet à l’intéressé de faire valoir ses droits aux allocations chômage.

Un modèle spécifique d’attestation est établi et fourni par Pôle emploi. Vous devez impérativement l’utiliser.

Mais que contient l’attestation ?

Elle précise notamment les informations suivantes :

• identité et qualification du salarié ;
• motif exact de la rupture du contrat ;
• durée de l’emploi ;
• montant des rémunérations des 12 derniers mois (salaires, primes, indemnités, montants versés à l’occasion du solde de tout compte) ;
• coordonnées et fonction de la personne signant l’attestation (vous-même, votre responsable des ressources humaines, etc.).

Comment obtenir l’attestation ? Tout va dépendre de l’effectif de votre entreprise.

Si l’effectif de votre société est :

• inférieur à 10 salariés : vous pouvez vous adresser à l’agence Pôle emploi dont vous dépendez ou la remplir et la transmettre en ligne (http://www.pole-emploi.fr/) ;
• à compter de 10 salariés, vous devez obligatoirement la remplir en ligne sur le site de Pôle emploi (par voie électronique), dans la rubrique employeur.

La transmission dématérialisée peut revêtir plusieurs formes : dépôt de fichier généré par votre logiciel de paie, saisie en ligne sur le site Internet.

Si l’attestation est remise sous format papier, un exemplaire doit être adressé immédiatement à Pôle emploi. Si vous la remplissez en ligne, elle est automatiquement transmise à Pôle emploi.

Vous êtes tenu de la mettre à la disposition du salarié et ce, dès la fin du contrat de travail (Code du travail art. R. 1234–9). En cas de retard, sachez qu’il peut vous réclamer le paiement de dommages et intérêts.

La loi ne vous impose pas d’envoyer l’attestation par lettre recommandée avec accusé de réception ou de la remettre en main propre contre décharge mais, dans la pratique, cela est fortement conseillé pour des raisons de preuve.

Si vous ne respectez pas votre obligation, vous vous exposez au paiement d’une amende. Egalement, et selon la jurisprudence actuelle, la non-remise de l’attestation employeur ou sa délivrance tardive peut entrainer le versement de dommages et intérêts lorsque le salarié subit un préjudice.

Pour faciliter votre mission, les Editions Tissot ont rédigé pour vous un modèle de certificat de travail et un modèle de reçu pour solde de tout compte extraits de leur documentation « Modèles commentés pour la gestion du personnel ».

Certificat de travail : modèle personnalisable (doc | 2 p. | 83 Ko)

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Reçu pour solde de tout compte : modèle (doc | 2 p. | 64 Ko)

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Enfin, n’oubliez pas de conserver un exemplaire de chacun de ces 3 documents.

Carole Anzil, juriste en droit social