Recrutement interne : comment procéder ?

Même s’il a lieu en interne, vous devez prendre le temps pour remplacer votre salarié. Avant tout, il est important de définir les caractéristiques du poste de travail et le profil recherché pour que le remplacement se fasse avec succès.

Et n’oubliez pas que vous avez des obligations. En effet, certains salariés de votre entreprise peuvent bénéficier d’une priorité pour occuper cet emploi. Il est très important qu’ils soient tenus informés de votre projet s’ils remplissent les qualités retenues pour occuper ce poste.


Quel est le profil recherché pour occuper cet emploi ?

Afin de vous éclairer sur les compétences requises pour exercer cet emploi, vous pouvez procéder à l’examen du profil de la personne qui occupait le poste avant :

• quelles sont ses connaissances, ses expériences et ses qualités ? ;
• pourquoi est-elle plus performante que d’autres ? ;
• qu’est-ce qui la définit ?.

Définir la situation du poste. Il s’agit de faire la différence entre un poste d’exécution et un poste d’encadrement. Il est bien entendu plus délicat de prendre pour un poste d’encadrement un salarié du même service pour diriger ses anciens collègues. Il peut aussi s’avérer plus efficace de nommer une personne venant d’un autre service, ayant eu d’autres expériences.

Caractéristiques du poste. Le poste contient des spécificités qui vont également vous influencer dans le choix du salarié. Le poste actuel va-t-il évoluer et/ou faut-il des compétences nouvelles issues de l’expérience d’un autre service ?

Ce besoin peut provenir de l’évolution prévisible de l’activité des clients, des fournisseurs ou des changements technologiques (nouveaux outils, nouveaux logiciels, etc.). Cela vous conduira à devoir prendre en considération 2 finalités :

• apporter de nouvelles compétences au métier actuel ;

ou

• renforcer les compétences du métier actuel.

Définir vos exigences. Le poste à pourvoir permet-il ou non un temps d’adaptation et/ou de formation ? Cela est bien entendu lié à une analyse en amont de vos besoins. Vous trouverez donc 2 cas :

• poste ne demandant pas de résultats à court terme : la personne choisie a donc le temps de suivre une formation ;
• ou poste aux exigences immédiates : la personne doit être efficace toute suite et donc déjà avoir acquis les compétences nécessaires.

A partir de l’analyse du besoin et des données de l’entreprise, vous êtes en mesure de bâtir la trame du profil recherché.

Pour affiner vos exigences, repérez les qualités comportementales qui correspondent aux besoins de votre entreprise :

• comment êtes-vous organisés (importance de la hiérarchie, autonomie des collaborateurs, respect des règles, ponctualité, etc.) ? ;
• quelles sont les qualités incontournables et communes à tous les salariés que vous appréciez ? ; (a le sens de l’initiative, de l’écoute, etc.)
• quels sont les points faibles que vous tolérez ?

Maintenant que vous avez défini le profil recherché, il vous appartient de proposer le poste à vos salariés et n’oubliez pas que certains sont prioritaires pour occuper cet emploi.


A qui pouvez-vous proposer ce poste vacant ?

Certains salariés bénéficient d’une priorité pour l’attribution d’emploi relevant de leur catégorie professionnelle ou d’un emploi équivalent. Cette priorité d’emploi concerne :

• des salariés à temps partiel souhaitant passer à temps complet ;
• des salariés à temps complet souhaitant passer à temps partiel ;
• des travailleurs de nuit souhaitant travailler de jour (ou inversement).

Si c’est le cas, vous devez les informer de la liste des emplois disponibles correspondant à leur situation.

Attention : Pensez également aux salariés que vous avez l’obligation de reclasser : salariés dont l’inaptitude physique a été constatée, ou dont le licenciement pour motif économique est envisagé.

Pour être prioritaire. Ces salariés doivent vous avoir informé de leur volonté de modifier leur durée de travail ou leurs horaires. Si aucun accord collectif relatif à la mise en place de la priorité d’emploi n’existe dans votre entreprise, les demandes de vos salariés doivent :

• vous être communiquées par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ;
• préciser la durée du travail souhaitée, ainsi que la date envisagée pour la mise en œuvre du nouvel horaire. Elle est adressée 6 mois au moins avant cette date.

Vous êtes tenu de leur répondre par LRAR dans un délai de 3 mois à compter de la réception de leur demande.

Vous ne pouvez refuser que si :

• vous justifiez de l’absence d’emploi disponible dans leur catégorie professionnelle ou de l’absence d’emploi équivalent ;
• ou si vous pouvez démontrer que le changement d’emploi demandé aurait des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise.

Priorité de réembauchage et recrutement interne. Certains salariés dont le contrat a été rompu peuvent bénéficier d’une priorité d’embauche si un emploi correspondant à leur qualification est à pourvoir dans l’entreprise. C’est notamment le cas des salariés licenciés pour motif économique.

Mais attention, la priorité de réembauchage ne peut s’exercer que lorsque l’employeur procède à des embauches. Dans le cadre de votre recrutement interne, il n’y a aucune embauche, vous n’appliquez donc pas cette priorité.


Que faire lorsqu’il n’y a pas de salarié prioritaire ?

Personne ne vous a fait part de sa volonté de modifier ses conditions de travail. Vous avez peut-être déjà une idée de la personne que vous souhaitez voir occuper ce poste. Dans la négative, il y a d’autres solutions.

Afficher une annonce en interne. Cette annonce reprendra la fiche de profil en mentionnant la nature du poste, sa classification, le rattachement hiérarchique, les horaires, voire les conditions de rémunération.

Analyser la base de données de votre personnel. Cette option suppose de connaître votre personnel et d’avoir constitué un dossier de données concernant vos salariés dès leur entrée dans l’entreprise et de l’avoir enrichi des postes occupés et des formations réalisées, voire des souhaits recueillis au cours de divers entretiens.

Une entreprise de 30 personnes connaît ses salariés : la mise en place d’une base de données et l’affichage de l’annonce peuvent apparaître inutiles.

Dans les entreprises de plus grande taille, l’affichage de l’annonce génère quelquefois des frustrations pour certains candidats non retenus. Il sera nécessaire d’être explicite sur les critères de sélection pour favoriser l’acceptation de la décision.

Une fois que vous aurez sélectionné votre ou vos candidats, le recrutement n’est pas fini. Il vous faut encore organiser les entretiens et finaliser le recrutement (avenant au contrat, période probatoire, avantages, etc.).