Réunions à l'initiative de l'employeur : les frais de déplacement des élus doivent être pris en charge quel que soit le moyen de transport utilisé

Les déplacements des représentants du personnel dans l'exercice de leur mandat engendrent des coûts, qui doivent dans certaines situations être pris en charge par l'employeur.

Tout d'abord, sachez que des dispositions conventionnelles applicables à l'entreprise peuvent fixer les modalités de prise en charge des frais de déplacement des représentants du personnel. Les règles ainsi fixées doivent alors être respectées par les élus. À défaut, ils pourraient se voir refuser tout ou partie du remboursement de leurs frais de déplacement.

En l’absence d’accord collectif, l'employeur a l'obligation de prendre en charge les frais de déplacement des élus dès lors qu'il est à l'initiative de la réunion. Cette prise en charge concerne également les frais annexes engagés dans le cadre du déplacement (repas, logement).

Le mode de transport utilisé pour se rendre à ces réunions ne peut pas être invoqué pour justifier le refus de remboursement, sauf en cas d'abus. C'est ce qu'a précisé la Cour de cassation dans un arrêt du 29 mai 2024.

Dans cette affaire, un élu s'était vu refuser le remboursement des frais de déplacement exposés pour se rendre aux réunions du CHSCT organisées par l'employeur. Pour motiver son refus, ce dernier affirmait que l'élu n'avait pas respecté la procédure de remboursement des frais professionnels résultant d'une note unilatérale de l'employeur, imposant l'accord préalable de la hiérarchie pour utiliser son véhicule personnel.

Demandant le remboursement de ses frais, le salarié n'avait pas obtenu gain de cause devant la cour d'appel, cette dernière estimant qu'il ne démontrait pas avoir respecté la procédure de remboursement des frais de déplacement applicable dans l'entreprise.

Saisie d'un pourvoi, la Cour de cassation accueille quant à elle la demande du salarié. Elle affirme qu'à défaut de dispositions conventionnelles, les frais engagés par l'élu pour se rendre aux réunions organisées à l'initiative de l'employeur doivent lui être remboursés, quelle que soit la solution retenue pour ce déplacement, dès lors que celle-ci est exempte d'abus.

En l'espèce, la procédure de remboursement des frais de déplacement des représentants du personnel ne résultait pas d'un accord d'entreprise mais d'une décision unilatérale de l'employeur. Aucun abus n'étant caractérisé, les frais engagés par l'élu pour se rendre aux réunions organisées par l'employeur devaient donc lui être remboursés, quel que soit le moyen de transport utilisé.

Cour de cassation, chambre sociale, 29 mai 2024, n° 22-16.433 (à défaut d'accord ou de dispositions conventionnelles applicables aux déplacements des représentants du personnel, les frais engagés pour se rendre aux réunions organisées à l'initiative de l'employeur doivent leur être remboursés, quelle que soit la solution retenue pour ce déplacement, dès lors que celle-ci est exempte d'abus)