Gérer en paie les absences pour évènements familiaux

Pour son mariage, le salarié dispose de 4 jours d’autorisations d’absence rémunérée. Il en est de même en cas de conclusion d’un pacs.

Pour le mariage d’un enfant, le salarié dispose de 1 jour d’autorisation d’absence rémunérée. Aucune autorisation n’est prévue pour le pacs d’un enfant du salarié.

Pour la naissance ou l’adoption d’un enfant, le salarié dispose d’une autorisation d’absence rémunérée de 3 jours. Mais ce droit ne peut se cumuler avec ceux prévus dans le cadre du congé de maternité. Sachant que pour les naissances intervenues depuis le 1er juillet 2021, cette autorisation d’absence devient un congé obligatoire car l’employeur doit imposer au salarié la prise du congé au moment de la naissance de l’enfant.

En conséquence, le père doit bénéficier des 3 jours d’absence rémunérée, cumulables avec le congé de paternité et d’accueil de l’enfant. Le congé de paternité et d’accueil de l’enfant et les 3 jours doivent s’enchaîner pour la première fraction de 4 jours du congé de paternité. La seconde fraction peut être prise au choix du salarié immédiatement ou plus tard (dans la limite de 6 mois), y compris de façon non consécutive. Cette seconde fraction peut être partagée en au plus deux périodes, chacune d'une durée minimale de 5 jours calendaires.

La mère ne peut bénéficier de cette autorisation d’absence qu’en cas d’adoption.

En cas d’annonce de la survenance d’un handicap chez un enfant, le salarié dispose d’une autorisation d’absence rémunérée de 2 jours. Il en est de même en cas d’annonce d’un cancer chez un enfant ou en cas d’annonce d’une pathologie chronique nécessitant un apprentissage thérapeutique (un décret devant venir préciser les pathologies concernées).

Sont considérées comme pathologies chroniques les maladies rares listées dans la nomenclature Orphanet, les allergies sévères nécessitant un traitement par voie injectable et les affections de longue durée visées aux articles D. 160-4 et R. 160-12 du Code de la Sécurité sociale ouvrant droit à exonération du ticket modérateur.

Pour le décès d’un enfant d’au moins 25 ans n’étant pas lui-même parent, le salarié dispose d’une autorisation d’absence rémunérée de 12 jours ouvrables. Cette autorisation d’absence rémunérée passe à 14 jours ouvrables en cas de décès d’un enfant de moins de 25 ans, d’un enfant lui-même parent ou d’une personne à charge de moins de 25 ans. Un congé de deuil peut venir s’additionner à cette autorisation d’absence rémunérée.

Pour le décès, du conjoint marié, du partenaire de pacs, du concubin, des frères et sœurs, des beaux-parents (uniquement en cas de mariage), du père et de la mère, l’événement donne droit au salarié à une autorisation d’absence rémunérée de 3 jours.

Pour le décès des grands-parents, des beaux-frères et belles-sœurs et d'un petit-enfant, le salarié dispose d’une autorisation d’absence rémunérée de 1 jour.

Aucune autorisation d’absence n’est prévue pour le décès de l’enfant du conjoint ou du partenaire de pacs.

Lorsqu'un ouvrier est en grand déplacement à une distance de plus de 400 kilomètres de son lieu de rattachement administratif, il bénéficie, en cas de décès d'un conjoint, d'un ascendant ou d'un descendant en ligne directe, d'une autorisation d'absence rémunérée de 4 jours (sous réserve des droits plus favorables prévus par la loi en cas de décès d'un enfant).

Pour participer à la journée d'appel de préparation à la défense, les salariés ou apprentis âgés de 16 à 25 ans bénéficient d'une autorisation d'absence exceptionnelle rémunérée de 1 jour.

Ces absences sont rémunérées normalement et assimilées à un temps de travail effectif pour la détermination des droits aux congés payés et à l'ancienneté.

Les congés accordés doivent être pris au moment des événements qui les justifient, sans possibilité de report sauf accord de l'employeur. Ils doivent en principe être pris consécutivement et non découpés sur plusieurs périodes, sauf accord de l’employeur. Si le salarié n’utilise pas ses droits, l’employeur n’a aucune indemnisation particulière à lui verser.

De même, lorsqu’un salarié est en congés payés ou voit son contrat suspendu à la suite par exemple d’un arrêt maladie, il ne peut utiliser ses droits à absence pour événements familiaux et ne peut prétendre à une indemnité compensant cette impossibilité.

Ces absences sont rémunérées en tenant compte de la rémunération habituelle du salarié, prime liée à la présence comprise. Elles sont assimilées à du temps de travail effectif pour la détermination de l’ancienneté, le déclenchement des heures supplémentaires et le calcul des droits à congés payés.

Pour assurer le respect de la règle de maintien de la rémunération habituelle, l’employeur peut choisir simplement de ne pas déduire la durée de l’absence du salaire mensuel. Il doit alors seulement ajouter un commentaire sur le bulletin pour préciser les jours d’absence.

L’employeur peut aussi procéder à une déduction des heures non travaillées pendant la durée de l’absence. La déduction apparaît sur une ligne distincte dans les rubriques de brut. L’employeur doit alors ajouter au bulletin, dans les rubriques du brut, une ligne de maintien de salaire au titre des jours d’absence. Le montant maintenu doit être égal au montant de la déduction.

L’indemnisation des jours d’autorisation d’absence pour événement familial suit le même régime social et fiscal que la rémunération des heures travaillées.

Pour un même événement, le salarié ne peut demander à bénéficier de l’autorisation d’absence prévue par la loi plus celle prévue par la convention collective. Il ne peut bénéficier que de celle la plus favorable pour lui.

En cas de naissance ou de décès, le salarié peut parfois prétendre au versement d’une indemnité financière de la part de l’organisme en charge de la prévoyance, notamment de PRO BTP. L’employeur doit informer le salarié de cette possibilité et lui conseiller de prendre contact directement avec l’organisme pour déterminer ses droits.

Les autorisations d’absence rémunérées pour évènement familial sont, en principe, décomptées en jours ouvrables. Par exception, les 7 jours attribués en cas de décès d’un enfant de moins de 25 ans, d’un enfant lui-même parent ou d’une personne à charge de moins de 25 ans, sont décomptés en jours ouvrés.

Cet article est extrait de la documentation « Responsable et gestionnaire paie BTP » dans laquelle vous trouverez des bulletins de paie commentés illustrant une telle absence.