Fourniture et entretien des vêtements de travail
L'entreprise doit mettre à la disposition de ses salariés des vêtements de travail appropriés lorsque le caractère insalubre ou salissant des travaux l'exige. Et si l’entreprise impose le port d'une tenue de travail inhérent à l'emploi, elle doit en assumer l'entretien.
Les frais de fourniture et d’entretien doivent suivre selon les cas le régime des avantages en nature ou des frais professionnels.
La bonne méthode
Bénéficier de la qualification de frais professionnels pour la fourniture
La fourniture de vêtements de travail doit en principe s’analyser en un avantage en nature au profit du salarié et doit alors donner lieu à évaluation au réel de sa valeur. À partir de cette évaluation, il convient de soumettre à charge sociales et fiscales le montant de l’avantage en nature vêtements.
Par exception, la fourniture de vêtements de travail peut être considérée comme des frais professionnels, échappant alors à toute charge sociale ou fiscale et ne devant pas être mentionnée dans les bulletins de paie (sauf en cas de versement d’une allocation forfaitaire ou dans le cas des salariés soumis à la déduction forfaitaire spécifique). Pour acquérir la qualification de frais professionnels, des conditions doivent être réunies quant à la nature des vêtements concernés et leur utilisation.
Les frais professionnels n’ont pas à être intégrés dans l’assiette des cotisations sociales, sauf pour les salariés bénéficiant de la déduction forfaitaire spécifique.
Vérifier les conditions liées à la nature des vêtements
Pour pouvoir être qualifiés de frais professionnels, les vêtements remis par l’employeur aux salariés doivent répondre aux critères d'équipements de protection individuelle. Ces vêtements doivent être appropriés aux risques à prévenir et adaptés aux conditions de travail dans lesquelles le travail est effectué.
Sont visés tous les vêtements portant le label « de sécurité ».
Hors cas des équipements de protection individuelle, d’autres vêtements peuvent aussi permettre la qualification de frais professionnels. Ce sont les vêtements dont la coupe et la couleur sont fixées par l’employeur et sont spécifiques à la profession ou au corps de métier. Les vêtements doivent répondre à un objectif de salubrité, de sécurité, ou doivent concourir à une démarche commerciale de l'entreprise.
Il peut ainsi s'agir de simples bleus de travail ou de vêtements portant le logo ou le nom de l'entreprise.
Vérifier les conditions liées à l’utilisation des vêtements
Pour que les frais d'acquisition de ces vêtements puissent être qualifiés de frais professionnels, l'employeur doit être à même de démontrer que les conditions suivantes sont effectivement réunies :
- lesdits vêtements doivent impérativement rester la propriété de l'entreprise (ils peuvent effectivement appartenir à l’entreprise ou être loués par l’entreprise). Sauf à être considérés comme des avantages en nature, ils ne doivent pas, par ailleurs, pouvoir être portés par les salariés en dehors de leur activité professionnelle ;
- et le port de ces vêtements doit être obligatoire en vertu d'une disposition conventionnelle à caractère individuel ou collectif, ou d'une réglementation interne à l'entreprise.
Evitez les erreurs
Attention à bien communiquer auprès des salariés
Pour ne pas risquer un redressement, l’employeur doit pouvoir démontrer qu’il a informé tous les salariés que les vêtements remis restent la propriété de l’entreprise et doivent obligatoirement être portés pendant les heures de travail.
Cette information peut prendre la forme d’une clause contenue dans le contrat de travail des nouveaux embauchés ou dans un courrier remis en main propre contre décharge lors de la remise des vêtements.
Ne pas se tromper dans la gestion des frais d’entretien
La qualification des frais d’entretien assumés par l’employeur dépend de la qualification de la fourniture des vêtements. Ainsi, si la fourniture est qualifiable de frais professionnels, l’entretien est également considéré comme frais professionnels. En revanche, si la fourniture donne lieu à avantage en nature, l’entretien est considéré comme avantage en nature.
L’employeur doit exiger des salariés la remise de documents attestant de dépenses d’entretien des vêtements de travail pour un montant au moins égal sur le mois à la prime de salissure perçue. Seules les entreprises du BTP pour lesquelles la convention collective prévoit un montant pour la prime de salissure sont exonérées d’une telle obligation de justification (cas des entreprises de l’industrie routière des Travaux publics), sous réserve que le montant de la prime soit conforme au montant conventionnel et qu’elle ne soit attribuée que pour les jours travaillés.
Si le salarié est soumis à la déduction forfaitaire spécifique, le remboursement des dépenses d’entretien des vêtements de travail reste exonéré de charges sociales.
Questions-réponses
Quels sont les travaux imposant à l’employeur la fourniture des vêtements de travail ?
Ce sont l’ensemble des travaux pouvant être définis comme salissants et/ou insalubres. Ce sont l’ensemble des travaux figurant dans un arrêté en date du 23 juillet 1947 (sont visés notamment les travaux dans les égouts, les travaux exposant à l'amiante et aux peintures plombifères, l'entretien des chaudières, etc.) mais également les autres tâches correspondant à ces critères.
Compte tenu de la nature des fonctions, la plupart des métiers du BTP exercés sur chantier ou en atelier doivent être jugés salissants et/ou insalubres.
Quelles formes peut prendre la prise en charge de l’entretien des tenues de travail ?
L’employeur devant assumer le coût de l’entretien des vêtements de travail fournis au salarié peut choisir une prise en charge notamment sous forme de remboursement des frais correspondants sur présentation d'un justificatif, d’attribution d'une prime de salissure forfaitaire ou par un contrat passé avec une société de nettoyage.
Si l’employeur utilise la prime de salissure, cette prime ne prend la qualification de frais professionnels que si elle est versée au salarié en fonction de sa situation individuelle le contraignant au port d’une tenue obligatoire et en fonction des dépenses particulières engagées par le salarié pour son entretien. Il n’est pas possible de maintenir le versement de la prime pendant les congés payés.
Peut-on verser une prime de salissure alors que l’employeur assume l’entretien des vêtements de travail qu’il met à disposition de ses salariés ?
Oui, sous réserve que les conditions particulières de travail des salariés nécessitent un lavage fréquent des vêtements personnels des salariés, en plus du nettoyage des vêtements fournis par l’entreprise.
Textes officiels
C. trav., art. R. 4321-4 (fourniture des vêtements de travail en cas de travaux salissants et insalubres)
Bulletin officiel de la Sécurité sociale, dossier « Frais professionnels », chapitre 8, section 6 (régime particulier pour les vêtements de travail)
Cass. soc., 12 décembre 2012, n° 11-26.585 (choix du mode de prise en charge appartenant à l’employeur)
Cass. soc., 14 février 2018, n° 16-25.563 (remboursement par l’employeur des frais engagés par le salarié pour l’entretien de la tenue de travail imposée)
Cass. 2e civ., 19 septembre 2019, n° 18-20.047 (conditions pour la qualification de frais d’entreprise pour les primes de salissure)