Elaborer les documents de fin de contrat

Quelles que soient la nature du contrat de travail (CDI, CDD) et la cause de sa rupture (licenciement, démission, rupture conventionnelle, fin de CDD, rupture anticipée de CDD, etc.) vous devez établir des documents, appelés documents de fin de contrat et les remettre à votre salarié.

Vous devez ainsi préparer :

• un certificat de travail ;

• un reçu pour solde de tout compte ;

• une attestation employeur également appelée attestation Pôle emploi ;

• l’état récapitulatif de l’épargne salariale si votre entreprise est concernée.

A la fin du contrat de travail, vous devez tenir à la disposition de votre salarié un certificat de travail (Code du travail, art. L. 1234-19).

Le certificat de travail doit nécessairement contenir les informations suivantes :

• identification de votre entreprise : nom, adresse, raison sociale et siège social ;

• identité du salarié : nom, prénom et adresse ;

• dates d'entrée et de sortie du salarié : la date de sortie correspond, le cas échéant, à la date de fin du préavis même si le salarié a été dispensé de son exécution ;

• nature de l'emploi ou des emplois successivement occupés et périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus : préciser la qualification exacte du salarié ;

• maintien des garanties de frais de santé et prévoyance ;

• date de remise du certificat et lieu de rédaction.

Le certificat de travail doit comporter votre signature, vérifiez toujours que vous l’avez bien signé.

Sachez que la loi ne vous impose pas de l’adresser au salarié par courrier car il s’agit un document « quérable et non portable ». Bien entendu, rien ne vous empêche de prévoir un envoi par lettre recommandée avec accusé de réception.

Toutefois, si vous ne souhaitez pas opter pour un envoi, nous vous recommandons d'informer le salarié que vous avez établi son certificat et que vous le tenez à sa disposition.

Si le salarié vient récupérer son certificat de travail, faites-lui signer une décharge attestant que vous lui avez remis le document à la date donnée, vous pourrez ainsi très facilement prouver que vous avez respecté votre obligation.

Si vous ne tenez pas le certificat de travail à la disposition du salarié, vous prenez le risque de payer une amende et d'être contraint sous astreintes (paiement d'une amende par jour de retard) par le juge prud’homal de le remettre. Dans un tel cas, il faudra procéder à un envoi et non à une mise à disposition.

Si le salarié démontre l’existence d’un préjudice du fait de la non délivrance du certificat de travail, le juge peut vous condamner au versement de dommages et intérêts.

Vous devez également remettre au salarié qui quitte votre entreprise, un solde de tout compte (Code du travail, art. L. 1234-20).

Le reçu pour solde de tout compte fait l'inventaire de l'ensemble des sommes versées au salarié à l'occasion de la rupture du contrat de travail et doit ainsi comporter les informations suivantes :

• le total des sommes dues au salarié à la date de fin du contrat : le salaire, les éventuelles primes, l'indemnité compensatrice de congés payés, l'indemnité compensatrice de préavis, les indemnités de rupture (indemnité de licenciement, de rupture conventionnelle, etc.), le paiement des heures supplémentaires, etc. ;

• la mention selon laquelle le reçu est établi en 2 exemplaires originaux dont l'un est remis au salarié.

L'un des exemplaires doit être remis au salarié à la date de fin du contrat, soit, comme pour le certificat de travail, à la fin du préavis qu'il soit exécuté ou non, par :

• une remise en main propre contre décharge ;

• un envoi par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le reçu pour solde de tout compte a un effet libératoire. Il peut être dénoncé par le salarié dans les 6 mois qui suivent sa signature. Au-delà de ce délai, on dit qu'il devient libératoire pour l'employeur pour les sommes qui y sont mentionnées, ce qui signifie que le salarié ne peut plus contester les sommes qui y sont mentionnées.

Il est donc très important que ce document soit daté. Sans date, le reçu pour solde de tout compte est dépourvu d'effet libératoire.

Il vous revient d'établir une attestation employeur également appelée attestation Pôle emploi. Ce document est essentiel car il permet au salarié de faire valoir ses droits aux allocations chômage.

Un modèle spécifique d'attestation est établi et fourni par Pôle emploi. Depuis le 1er juin 2021, vous devez impérativement utiliser le bon document car Pôle emploi accepte uniquement les attestations employeurs en cours de validité et rejette les attestations issues de tout ancien modèle.

L’obtention du modèle dépend de votre effectif :

• moins de 10 salariés : vous pouvez soit vous adresser à l'agence Pôle emploi dont vous dépendez soit la remplir et la transmettre en ligne (https://www.pole-emploi.fr) ;

• 10 salariés et plus : vous devez procéder par voie dématérialisée.

Vous voulez être sûr d’utiliser le bon modèle ? Procédez par voie dématérialisée ou contactez Pôle emploi. Les versions disponibles sur Internet peuvent ne pas être à jour. Vous vous assurez ainsi de ne pas transmettre une version obsolète.

Il existe deux procédures dématérialisées :

• via votre logiciel de paie si vous êtes dans le périmètre de la déclaration sociale nominative (DSN) ;

• en vous connectant sur votre « Espace employeur » sur pole-emploi.fr (si vous n'êtes pas dans le périmètre de la DSN).

Si l'attestation est remise sous format papier, un exemplaire doit immédiatement être adressé à Pôle emploi. Si vous avez procédé par voie dématérialisée, elle est automatiquement transmise à Pôle emploi.

Vous êtes tenu d’en remettre un exemplaire à votre salarié dès la fin du contrat de travail (Code du travail art. R. 1234-9). La procédure dématérialisée ne transmet pas son exemplaire au salarié. Une fois complétée, n’oubliez donc pas de l’imprimer et remettez cet exemplaire à votre salarié. En cas de remise tardive, l’intéressé peut vous réclamer le paiement de dommages et intérêts.

L’attestation précise notamment les informations suivantes :

• identité et qualification du salarié ;

• motif exact de la rupture du contrat ;

• durée de l'emploi ;

• montant des rémunérations des 12 derniers mois (salaires, primes, indemnités, montants versés à l'occasion du solde de tout compte) ;

• coordonnées et fonction de la personne signant l’attestation (vous-même, votre Directeur des ressources humaines, etc.).

Enfin, n'oubliez pas de conserver un exemplaire de chacun de ces 3 documents.

Si votre entreprise est concernée, vous devez également remettre à votre salarié l’état récapitulatif de l’épargne salariale (Code du travail, art. L. 3341-7).

Il reprend l’ensemble des sommes et valeurs mobilières épargnées ou transférées dans le cadre de plan d'épargne retraite d'entreprise et de plan d’épargne salariale.

A savoir depuis le 28 février 2021, cet état contient les informations relatives aux sommes épargnées ou transférées :

• dans un régime obligatoire et collectif d’entreprise de retraite supplémentaire à cotisations définies dits régime « article 83 » ;

• dans un régime de retraite professionnelle supplémentaire à prestations définies ;

• dans un régime supplémentaire de retraite collectif et adhésion facultative à cotisations définies dit régime « article 82 ».

Pour vous aider dans la rédaction de vos documents de fin de contrat, les Editions Tissot vous proposent des modèles personnalisables dans leur documentation « Modèles commentés pour la gestion du personnel ACTIV ». Documentation où vous trouverez également des précisions, des conseils et des commentaires sur les différentes formalités à effectuer à la fin du contrat de travail.