CDD pour remplacer un salarié absent : les règles à respecter

Pour disposer d'informations plus récentes, vous pouvez consulter notre article « CDD : comment l’utiliser pour remplacer vos salariés en congés ? ».

Le CDD pour remplacement d’un salarié absent est obligatoirement un contrat écrit où doivent figurer :

• la définition précise du motif de recours, c’est-à-dire le remplacement d’un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu. Vous préciserez aussi la cause de l’absence ou de la suspension ;
• le nom et la qualification professionnelle du salarié remplacé, ainsi que la désignation du poste du remplaçant ;
• la durée du CDD (de date à date ou durée minimale si le contrat n’a pas de terme précis) et éventuellement la clause de renouvellement ;
• la durée de la période d’essai si elle est prévue ;
• l’intitulé de la convention collective applicable ;
• le montant de la rémunération et ses différentes composantes ;
• le nom et l’adresse de la caisse de retraite complémentaire et, le cas échéant, de l’organisme de prévoyance.

Certaines de ces mentions obligatoires sont essentielles. Elles doivent permettre de vérifier que le CDD n’a pas pour effet de pourvoir durablement un emploi lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise. Ne pas les indiquer dans le contrat, c’est prendre le risque d’une requalification du contrat en CDI. D’autres visent à garantir l’information du salarié sur les principaux points de la relation de travail et leur oubli ne remet pas en question la nature du contrat de travail.

Pour vous aider dans la rédaction d’un CDD de remplacement à terme précis, nous vous proposons de télécharger notre modèle ci-joint. Vous pouvez également retrouver les modèles des autres types de CDD dans notre documentation « Gérer le personnel ».

CDD à terme précis conclu pour le remplacement d’un salarié absent

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Vous ne pouvez pas recruter un salarié en CDD pour effectuer des travaux particulièrement dangereux, sauf dérogation accordée après autorisation de la DIRECCTE.

L’écrit est requis aussi bien pour le CDD initial que pour son éventuel renouvellement.

Conclure un CDD : pour quel motif ?

Vous devez indiquer dans le contrat de travail le motif précis du recours au contrat à durée déterminée : le remplacement d’un salarié absent et la cause de son absence (congés payés, maladie, etc.).

Toute absence de l’entreprise ou toute situation de suspension du contrat de travail peut justifier le recours à un CDD, dès lors que le contrat de travail du salarié à remplacer n’est pas rompu. Une seule exception : il est interdit de recourir à un CDD pour remplacer un salarié gréviste.

Il est également parfaitement possible de remplacer par un CDD une personne absente elle-même embauchée en CDD.

Sachez que vous n’êtes pas obligé d’affecter la personne que vous embauchez au poste de la personne absente. Le remplaçant peut être affecté :

• à une partie des tâches du salarié absent ;
• voire à un autre poste. Dans ce cas, on parle de remplacement « en cascade ». Vous remplacez le salarié absent par l’un de ses collègues, qui est lui-même remplacé par la personne embauchée en CDD.

Vous ne pouvez pas signer un CDD pour remplacer plusieurs salariés. Si plusieurs salariés sont absents, vous devez conclure un CDD par salarié remplacé, même en cas d’absence simultanée de salariés à temps partiel : un CDD pour remplacer un seul salarié absent !

Dans le contrat, vous devez également désigner l’emploi occupé par le remplaçant. Si son poste de travail figure sur la liste des emplois présentant des risques particuliers pour la santé ou la sécurité, vous devez le préciser dans le contrat.

Quels sont la durée et le terme du CDD ?

Sachez que le CDD conclu pour remplacer un salarié absent peut débuter avant son départ. Le délai entre le début du CDD et le départ du salarié doit être raisonnable. Il doit correspondre au délai pour transmettre les informations au remplaçant sur le poste de travail, prendre connaissance des conditions de travail, poser toutes les questions qui lui semblent importantes auprès du salarié sur le départ.

Il peut également être prolongé jusqu’au surlendemain du jour où le salarié remplacé a repris son emploi, soit 2 jours après son retour.

Comment déterminer la durée du CDD ? Deux cas de figure peuvent se présenter à vous :

Vous connaissez la date du retour de votre salarié. Vous pouvez donc indiquer dans le contrat sa date de fin. Dans ce cas, le terme du contrat est précis, c’est un contrat dit « de date à date ». Vous pouvez prévoir une clause de renouvellement. Le contrat à terme précis pris isolément ne peut pas durer plus de 18 mois.

Vous ne connaissez pas la date de retour de votre salarié. Dans ce cas, on parle de CDD à terme imprécis. Le terme du contrat est le retour de votre salarié. Vous devez prévoir une période minimum d’embauche. Elle permet au salarié d’avoir une garantie minimale d’emploi et de rémunération. Elle est fixée librement entre les parties. Le non-respect de cette mention entraînerait, à la demande du salarié, la requalification du CDD en CDI.

Quand se termine le CDD ?

Le contrat prend fin :

• à la date prévue dans le contrat même si le salarié n’est pas revenu à cette date ;
• ou au retour de votre salarié si vous n’aviez mentionné aucune date précise. En cas d’absence définitive du salarié remplacé, le CDD se termine automatiquement. Vous devez toutefois prouver l’évènement qui est à l’origine de la fin du contrat et sa date, par exemple en fournissant sa lettre de démission.

Comment calculer la durée de la période d’essai ?

La période d’essai n’est pas obligatoire. Pensez à l’intégrer à votre contrat ; de cette façon, si vous n’êtes pas convaincu d’avoir recruté le bon candidat, vous aurez toute liberté pour rompre le contrat de travail pendant cette période.

Pensez également à consulter votre convention collective, elle peut prévoir des modalités particulières pour rompre la période d’essai.

Durée de la période d’essai. Sauf convention collective ou usage prévoyant des durées inférieures, la durée de la période d’essai dépend de la durée du contrat.

Si vous devez rompre le contrat de travail pendant la période d’essai, pensez que vous devez respecter un délai de prévenance, qui varie en fonction du temps de présence du salarié dans l’entreprise (Code du travail, art. L. 1221–25).

Quelle est la rémunération du salarié embauché en CDD ?

Le contrat de travail doit indiquer le montant de la rémunération, ainsi que ses différentes composantes, y compris les primes et accessoires de salaire s’il en existe.

La rémunération du remplaçant doit être identique à celle du salarié remplacé s’ils ont une qualification équivalente et s’ils exercent les mêmes fonctions. Il peut y avoir une différence de rémunération si la qualification du salarié en CDD est moindre ou s’il n’exerce qu’une partie des tâches du salarié remplacé.

Quand remettre le contrat signé au salarié ?

Le contrat doit être remis au salarié au plus tard dans les 2 jours ouvrables (soit du lundi au samedi à l’exception du dimanche ou du jour de repos hebdomadaire qui n’est pas travaillé et des jours fériés) suivant l’embauche :

• soit par lettre recommandée avec accusé de réception ;
• soit en main propre contre décharge (reçu).

Pour éviter tout litige, faites en sorte que le salarié dispose de son contrat signé dès le 1er jour de travail.

Assurez-vous que le contrat de travail a bien été signé par le remplaçant. Un contrat non signé équivaut à une absence de contrat écrit. En cas de litige, le juge requalifiera le contrat en CDI. Il en est de même lorsque le contrat est remis au salarié au-delà des 2 jours ouvrables.