Indemnité de panier

La bonne méthode

Comprendre le principe

L’employeur doit indemniser le salarié en petit déplacement du supplément de frais occasionné par la prise de son déjeuner en dehors de sa résidence habituelle.

Un montant minimum doit être versé au salarié variant selon le lieu de l’établissement de rattachement du salarié, mais indépendant du lieu du chantier.

Cette indemnité minimale est donc due si le salarié ne peut pas déjeuner chez lui du fait de l'éloignement du chantier où il est employé, sans que cet éloignement l'empêche de regagner son domicile en fin de journée. L'employeur doit la verser si le salarié est obligé de prendre son repas sur le lieu de travail ou à proximité de celui-ci.

Par conséquence, ne peuvent bénéficier d’une indemnité de panier les salariés :

• pouvant rentrer chez eux lors de la pause déjeuner compte tenu de la localisation du chantier. Aucune indemnité de panier ne doit être versée par l'employeur, peu importe alors que le salarié préfère déjeuner à proximité du chantier alors même qu'il lui est possible de rentrer chez lui (sauf si le contrat de travail prévoit un remboursement mensuel forfaitaire des frais professionnels exposés par le salarié) ;
• pour lesquels est mis à disposition un restaurant d'entreprise sur le chantier ;
• pour lesquels le repas est fourni gratuitement ou avec une participation financière de l'entreprise égale au montant minimal de l'indemnité de panier ;
• pour lesquels le repas est fourni gratuitement ou avec une participation financière de l'entreprise égale au montant de l'indemnité de repas.

Choisir le mode d’indemnisation

L’employeur verse par principe une indemnité de panier au profit du salarié telle que prévue par les conventions collectives des ouvriers du BTP. Le montant de cette indemnité doit au moins atteindre le montant prévu dans l’accord paritaire régional ou départemental applicable sur les petits déplacements. L'employeur peut aussi décider d'attribuer une indemnité de repas supérieure au montant minimal prévu pour l'indemnité conventionnelle de panier.

Pour faire face à son obligation minimale de prise en charge des frais de repas, l'employeur peut aussi payer directement au restaurateur le coût des repas. Il peut également fournir au salarié un moyen de paiement au nom de l'entreprise.

Enfin, l'employeur peut également rembourser les frais de repas par le biais de notes de frais. Il rembourse alors le montant réel des frais de repas du salarié, qui doit fournir les factures de chaque repas.

Déterminer le régime social et fiscal

La prise en charge des frais de repas du salarié en déplacement est par principe considérée comme un remboursement de frais professionnels. À ce titre, elle est exonérée de charges sociales et d'impôt sur le revenu.

Lorsque cette prise en charge est réalisée par le versement d'indemnités de panier, elle est exonérée de charges sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite d’un plafond fixé annuellement par l'URSSAF, égal 10,30 euros à partir du 1^er janvier 2025. La fraction de l’indemnité de panier dépassant ce montant est soumise à charges sociales et impôt sur le revenu, sauf à pouvoir justifier de l’utilisation conforme de l’indemnité par la présentation d’une facture détaillée.

En cas d'application de la déduction forfaitaire spécifique, l’indemnité de panier est réintégrée dans l'assiette des cotisations sociales uniquement mais demeure exclue de l'assiette des contributions sociales et de l'impôt sur le revenu. La fraction de l’indemnité de panier dépassant 10,30 euros à partir du 1^er janvier 2025 est soumise aussi à CSG-CRDS et impôt sur le revenu, sauf à pouvoir justifier de l’utilisation conforme de l’indemnité par la présentation d’une facture détaillée. Toutefois, la rédaction actuelle du BOSS semble autoriser les entreprises à ne pas réintégrer le montant de l’indemnité de panier (dans la limite du plafond URSSAF) même en cas de déduction forfaitaire spécifique. Un rescrit social est conseillé pour valider cette pratique et protéger l’entreprise en cas de contrôle URSSAF.

Pour les autres modes de prise en charge, le régime social et fiscal est décrit dans le document dédié figurant dans la rubrique « Outils à télécharger ».

Établir le bulletin de paie

Une ligne du bulletin de paie doit mentionner le montant total des indemnités de panier acquises par le salarié dans le mois.

Cette ligne figure dans les rubriques de brut pour les salariés bénéficiant de la déduction forfaitaire spécifique. Pour les autres salariés, cette ligne doit venir uniquement, en bas de bulletin, s’additionner au montant du net à payer, sauf en cas de dépassement des limites d’exonération.

Pour le remboursement sur factures, la mention sur le bulletin de paie n’est pas nécessaire si l’employeur procède au paiement en faveur du salarié avant l’échéance du paiement de la rémunération mensuelle dès lors que le salarié ne bénéficie pas de la déduction forfaitaire spécifique. Si le salarié bénéficie de la déduction forfaitaire spécifique, alors les montants payés directement au restaurateur, les remboursements sur factures ou les montants acquittés par le salarié avec un moyen de paiement de l’entreprise sont à mentionner dans le bulletin de paie. Ils doivent être ajoutés à l’assiette du brut avant abattement pour les cotisations concernées par la déduction forfaitaire.

Si l’employeur remet des titres-restaurants, le bulletin de paie doit mentionner la valeur des titres-restaurants et doit également mentionner l’indemnité complémentaire de repas.

Evitez les erreurs

Ne pas verser une indemnité de panier si le repas est fourni gratuitement

L’employeur ne peut pas verser à un salarié une indemnité de panier alors même qu’il met à sa disposition un repas gratuit, et ce, même si le salarié refuse le repas fourni gratuitement. Le versement d’une indemnité de panier expose dans ce cas l’entreprise à un redressement et à une requalification de l’indemnité en salaire.

Attention au calcul de l’indemnité de panier en cas de remise de titres-restaurants

Pour faire face à son obligation conventionnelle de financement minimum du repas sur chantier, l'employeur peut remplacer une partie du versement de l'indemnité de panier par l'attribution au salarié d'un titre-restaurant.

Le salarié se voit alors remettre par l'employeur pour chaque jour sur chantier en petit déplacement un titre-restaurant et une indemnité complémentaire. L'indemnité complémentaire correspond à la différence entre la part prise en charge par l'employeur pour l'acquisition des titres-restaurants et l'indemnité minimale de panier que doit prendre en charge l'employeur.

Questions-réponses

Faut-il privilégier l’utilisation des titres-restaurants en cas d’application de la déduction forfaitaire spécifique dans l’entreprise ?

Oui car l'attribution cumulée d'un titre-restaurant et d'une indemnité complémentaire de panier présente un réel intérêt pour l'entreprise comme pour le salarié.

En effet, la participation patronale à l'acquisition du titre-restaurant demeure exclue de l'assiette des cotisations sociales même en pratique de l'abattement forfaitaire pour frais professionnels. Le salarié perçoit donc une rémunération nette plus élevée et l'employeur bénéficie d'une réduction des charges sociales patronales par rapport à la situation où seule une indemnité de panier est versée au salarié.

L’indemnité de panier entre-t-elle dans l’assiette servant au calcul du maintien de salaire en cas d’absence rémunérée ?

Non car l’indemnité de panier est considérée comme un remboursement professionnel et non comme un complément de salaire, et ce, même si l’indemnité est forfaitaire et que le salarié n’a pas à remettre des justificatifs des frais engagés à l’employeur.

La prise en charge par l’employeur des repas pris au restaurant dans le cadre de petits déplacements peuvent-ils être qualifiés d’avantages en nature ?

Certaines URSSAF ont pu redresser des entreprises en qualifiant bien d’avantage en nature la prise en charge des frais de restaurant des salariés sous forme de remboursement de notes de frais ou de prise en charge directe. En effet, elles considéraient que la localisation de certains chantiers, situés à moins de 10 kilomètres du siège de l’entreprise ou de l’établissement de rattachement administratif de l’entreprise, ne pouvait conduire à justifier d’un déplacement professionnel.

Le BOSS a fait l’objet sur ce sujet d’une récente mise à jour, en date du 21 décembre 2022. Il explique que, lorsque les salariés utilisent ensemble le véhicule de l’entreprise pour se rendre sur le lieu de leur mission, cela peut démontrer l’impossibilité pour le salarié de choisir son lieu de repas. Et donc le repas au restaurant relève bien d’une contrainte professionnelle et non d’un choix personnel. Une prise en charge par l’employeur relève ici du champ des frais professionnels.

Textes officiels

CCN ouvriers du Bâtiment, art.8-15 et 8-18 (indemnité conventionnelle de panier)

CCN ouvriers des Travaux publics, art.8-5 et 8-8 (indemnité conventionnelle de panier)

CCN ETAM des Travaux publics, art. 7-1-9 (indemnité de panier pour les salariés de chantier)

Cass. soc., 16 février 1994, n° 90-46.077 (impossibilité de cumul de l’indemnité de panier et de la fourniture gratuite du repas)

Cass. soc., 11 janvier 2017, n° 15-23.341 (nature de frais professionnels)

BOSS, dossier « Frais professionnels » paragraphe 210 (régime social des indemnités de panier)

Arrêté du 24 octobre 2022, publié au JO du 1^er novembre 2022 (mise à jour des valeurs limites d’exonération des frais professionnels)

Cass. soc., 12 juin 2024, n° 23-12.409 (obligation de versement de l’indemnité de panier en cas de clause contractuelle prévoyant une indemnisation forfaitaire des frais de déplacements)

Fiches associées

• Cas de l’application du régime des petits déplacements
• Application de la déduction forfaitaire pour frais professionnels