Bien calculer son effectif

Différencier les types de contrats

Sauf exceptions, pour calculer l’effectif de son entreprise, il faut appliquer les articles L. 1111–2 et L. 1111–3 du Code du travail.

Sont en principe pris en compte :

• pour une unité : les salariés en CDI à temps plein et les travailleurs à domicile ;
• à due proportion de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents :
  • les salariés en CDD,
  • les salariés en contrat de travail intermittent,
  • les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an (à condition qu’ils soient intégrés de façon étroite et permanente à la communauté de travail que constitue l’entreprise d’accueil),
  • les salariés temporaires.

Les salariés titulaires d’un CDD et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont toutefois exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.

• en fonction de leur durée du travail : les salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail. Le calcul s’opère en divisant la somme totale des horaires inscrits dans les contrats de travail par la durée légale ou conventionnelle de travail.

Certains salariés peuvent relever simultanément de plusieurs catégories, comme par exemple, un salarié à temps partiel en CDD. Dans ce cas, les deux règles de proratisation s’appliquent : la première concernant le temps partiel et la seconde relative au contrat à durée déterminée.

En revanche, sont en principe exclus :

• les apprentis : pendant la durée du contrat d’apprentissage à durée déterminée ou de la période d’apprentissage en cas de CDI apprentissage ;
• les titulaires d’un contrat unique d’insertion – contrat initiative-emploi : pendant toute la durée d’attribution de l’aide ;
• les titulaires d’un contrat de professionnalisation : jusqu’au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée ou jusqu’à la fin de l’action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée.

Vous trouverez plus de précisions sur les salariés pris en compte ou non (par exemple les dirigeants, les stagiaires ou encore les travailleurs handicapés) dans la documentation des Editions Tissot « Gérer le personnel ».

Déterminer le cadre et la période de référence

La plupart du temps, le seuil d’effectif est apprécié au niveau de l’entreprise.

Mais parfois, le seuil doit s’apprécier :

• au niveau de l’établissement (par exemple, les DP doivent être élus dans tous les établissements d’au moins 11 salariés) ;
• au niveau du groupe.

Quant à la période de référence, où il faut calculer son effectif, là encore différentes règles s’appliquent.

La règle la plus courante, qui vaut notamment pour définir l’assujettissement aux cotisations sociales, est qu’il faut apprécier l’effectif au 31 décembre au niveau de l’entreprise.

Il est égal à la moyenne des effectifs déterminés chaque mois de l’année civile.

Pour certaines obligations, il faut toutefois que l’effectif ait été atteint un minimum de mois ou d’années. C’est le cas par exemple pour la mise en place de la participation ou pour l’élection du comité d’entreprise, obligatoires dans les entreprises ayant employé au moins 50 salariés pendant 12 mois, consécutifs ou non, au cours des 3 dernières années.

Parfois, la loi parle « d’effectif habituel ». Par exemple, pour la mise en place du règlement intérieur Dans ce cas, l’administration a précisé que l’effectif doit être atteint pendant au moins 6 mois.

Connaitre les principales conséquences du franchissement d’un seuil d’effectif

Les effets de seuils vont jouer au niveau de la paie.

Ainsi, lorsque vous franchissez un seuil d’effectif, vous vous exposez :

• à devoir payer de nouvelles contributions et cotisations sociales. C’est le cas par exemple du versement de transport à partir de 11 salariés ;
• à voir le montant de certaines cotisations sociales augmenter, à l’image du taux de la participation formation continue lorsque le seuil de 11 salariés est franchi ;
• à perdre certains avantages concernant les cotisations sociales : la réduction Fillon améliorée, la déduction de cotisations sociales sur la rémunération des heures supplémentaires (qui ne s’appliquent plus à partir de 20 salariés), certaines exonérations de cotisations concernant les apprentis (à partir de 11 salariés), etc.

Par ailleurs, vous allez être tenus de mettre en place des représentants du personnel. Il y a deux seuils marquants :

• celui de 11 salariés qui vous oblige à organiser l’élection des délégués du personnel ;
• et le seuil de 50 salariés qui vous oblige à organiser l’élection du CE et du CHSCT et ouvre la faculté de désigner plus facilement un délégué syndical.

Enfin, de nombreuses obligations de négociations démarrent également à partir de 50 salariés : sur le contrat de génération (sauf accord de branche étendu), sur la pénibilité, etc.

Pour connaître vos principales obligations sociales en cas de passage d’un seuil d’effectif, nous vous proposons un tableau récapitulatif sur les obligations qui s’imposent lors du franchissement du seuil de 10, 11, 20, 50 salariés :

Seuils d’effectif : liste des principales obligations sociales (pdf | 1 p. | 57 Ko)

Télécharger gratuitement