Ai-je le droit d’imposer à mes salariés un bulletin de paie électronique ?

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de remettre un bulletin de paie à tous vos salariés. Par exception toutefois, sachez que cette exigence de délivrance peut être suspendue lorsqu’aucun salaire n’est dû (ex : salarié en congé parental d'éducation à taux plein).

Lorsqu’elle s’impose, la transmission du bulletin de salaire peut être réalisée par voie dématérialisée. Pour autant, différentes exigences doivent être respectées.

Vous devez, tout d’abord, garantir à votre salarié la disponibilité de son bulletin de paie :

• pendant 50 ans ;

• ou jusqu’à ses 75 ans.

De même, vous êtes tenu de conserver un double des bulletins pendant 5 ans.

Concernant les salariés, ces derniers doivent être :

• en mesure de récupérer, à tout moment, l'intégralité de leurs bulletins de paie ;

• informés, en cas de cessation d’activité du prestataire assurant la conservation des bulletins, au moins 3 mois avant la date de fermeture pour leur permettre de récupérer les documents stockés.

Mais alors, est-ce que le respect de ces conditions vous autorise à imposer le bulletin de paie électronique aux salariés ?

Non, il vous est formellement interdit de remettre un bulletin de paie dématérialisé si le salarié s’y oppose.

Certes, vous n’avez pas à solliciter son accord. Cependant, vous devez lui permettre d’exprimer son refus.

Pour cela, vous devez l’informer de son droit d’opposition par tout moyen conférant date certaine. Cette information doit intervenir :

• 1 mois avant la première émission du bulletin de paie sous format électronique ;

• ou bien au moment de l'embauche.

Le cas échéant, le salarié vous notifiera son opposition par tout moyen conférant date certaine. Cette décision peut survenir à tout moment, c’est-à-dire :

• préalablement à l’émission du premier bulletin ;

• mais aussi postérieurement à cette première émission.

Une fois notifiée, la demande du salarié doit prendre effet dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 3 mois suivants.

A noter que ce dernier peut parfaitement adopter le raisonnement inverse et revenir sur son refus.

Au-delà du format d’envoi, il est essentiel de s'assurer de l'exactitude des informations sur la fiche de paie. En effet, 1 salarié français sur 3 a déjà remarqué des erreurs sur son bulletin de paie. Notre partenaire Lucca a développé un kit pratique « 3 leviers pour orchestrer une paie sans fausse note et dans les temps » pour vous aider à mettre en place des stratégies efficaces pour améliorer la gestion de la paie. Il permet d’identifier et corriger les écueils. Il développe également les avantages d’une saisie décentralisée et d’un paramétrage SIRH efficace pour se conformer aux réglementations évolutives.