Salarié en formation : êtes-vous sûr de tout savoir ?

Des règles précises s’appliquent à tout salarié qui bénéficie d’une action de formation inscrite au plan de formation de l’entreprise (formation professionnelle, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience, etc.).

C’est par exemple le cas lorsque vous demandez à l’un de vos salariés de suivre une formation, afin de s’adapter à une nouvelle machine ou à de nouvelles techniques. Ces règles s’appliquent également lorsqu’un salarié demande à bénéficier d’une formation, pour développer ses compétences dans un nouveau domaine, acquérir une qualification et évoluer ainsi dans l’entreprise.


Le salarié en formation reste avant tout un salarié

Le stage de formation est considéré comme une mission professionnelle. Dès lors, le salarié continue de bénéficier de l’ensemble des droits et obligations attachés à l’exécution de son contrat de travail : rémunération, protection sociale, discipline, etc.

Cette règle est valable quel que soit le calendrier de la formation : qu’il soit absent de l’entreprise 2 semaines consécutives, ou une demie-journée par semaine pendant 4 mois, par exemple, ne change rien. Le salarié qui suit la formation reste un salarié à part entière.

Accident du travail. – Le salarié stagiaire est protégé au titre des accidents du travail pour tout accident survenu par le fait ou à l’occasion de la formation. Il bénéficie d’ailleurs des mêmes prestations sociales que s’il avait continué à travailler.

Représentant du personnel. – Il doit également être comptabilisé dans l’effectif de l’entreprise pour les élections des représentants du personnel. Il reste électeur et éligible aux élections des représentants du personnel, et conserve, s’il en est investi, ses fonctions représentatives.


Discipline : le salarié doit la respecter

Le pouvoir disciplinaire de l’employeur. – Pendant cette période, le salarié reste sous votre autorité, et ce, même si la formation se déroule dans un organisme externe.
Par ailleurs, le salarié est tenu à une obligation d’assiduité. L’abandon du stage ou une absence injustifiée ou non autorisée peut donc entraîner des sanctions à son encontre (avertissement, mise à pied, voire licenciement).

Le pouvoir disciplinaire de l’organisme de formation. – Le salarié doit respecter le règlement intérieur de l’organisme de formation. Ainsi, ce dernier peut prononcer une sanction disciplinaire (ex. : un avertissement, une exclusion temporaire du stage, etc.) si le stagiaire a eu un comportement fautif. Dans ce cas, vous devrez en être informé.

Vous devez maintenir sa rémunération

Pendant son stage, le salarié bénéficie du maintien intégral de sa rémunération, qui reste soumise à cotisations de Sécurité sociale.

Vous devez également continuer à lui verser, à échéance normale, les primes générales, constantes et fixes, c’est-à-dire celles dont bénéficie l’ensemble des salariés ou une catégorie d’entre eux (13e mois ou prime de vacances, par exemple).

Seules les sommes versées à titre de remboursement de frais et les primes liées à des circonstances exceptionnelles n’ont pas à être versées pendant la formation, si le fait à l’origine de leur versement disparaît pendant cette période.


Evaluer les résultats de la formation : une obligation ?

Vous êtes seul juge pour apprécier et évaluer ou non les résultats de la formation suivie par le salarié.

Si vous mettez en place une procédure d’évaluation des résultats, vous devrez préalablement en informer le salarié, et lui indiquer les méthodes et techniques que vous utiliserez. Celles-ci doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie.

Rien ne vous oblige à tenir compte de la formation, voire de la qualification ou du diplôme acquis par le salarié à l’issue de la formation. Si vous décidez d’en tenir compte, vous pourrez le faire de plusieurs manières : en augmentant sa rémunération, en lui accordant une promotion, en faisant évoluer ses fonctions, son poste de travail, etc.

Cependant, vous serez tenu de la prendre en compte dans les cas suivants :

• vous vous y êtes engagé de manière contractuelle ;
• la convention ou l’accord collectif de travail applicable dans l’entreprise le prévoit expressément ;
• le salarié a suivi une action de développement des compétences en tout ou partie en dehors du temps de travail.

Notre conseil : Veillez à garder confidentiels les résultats de l’évaluation. Seul le salarié concerné peut les consulter.

La clause de dédit-formation : faut-il y recourir ?

La clause de dédit-formation est une sorte de garantie contre le départ d’un salarié qui a bénéficié d’une formation payée par l’entreprise. En contrepartie de cette prise en charge, le salarié s’engage à rester au service de son employeur pendant une certaine durée, ou à lui verser une indemnité en cas de départ anticipé.

Une clause de dédit-formation est plus souvent utilisée lorsque la formation délivrée est coûteuse et longue. Choisir d’y recourir dépendra donc de « l’enjeu » de la formation envisagée.

Quand et comment ? – Certains employeurs anticipent ces actions de formation et mentionnent la clause de dédit dès la signature du contrat de travail. Mais vous pouvez tout à fait la mettre en place en cours de contrat, par le biais d’un avenant signé avant le début de la formation.

En pratique, la clause de dédit-formation doit préciser la date, la nature, la durée de la formation, son coût réel pour l’entreprise, ainsi que sa durée d’application, le montant et les modalités du remboursement à la charge du salarié.

Conditions de validité. – Pour que la clause de dédit-formation soit valable, vous devrez respecter les conditions suivantes :

• les dépenses que vous engagez doivent être supérieures à l’obligation légale ou conventionnelle de financement de la formation professionnelle ;
• la durée de l’engagement du salarié doit être proportionnée à la formation suivie et, notamment, à son coût ou à sa durée ;
• la clause ne doit pas avoir pour objet de priver le salarié de démissionner.

Mise en œuvre. – La clause de dédit-formation s’applique à tout départ, avant l’échéance fixée par la clause, imputable au salarié : démission ou licenciement pour faute grave ou lourde.

Dans ce cas, le salarié sera dans l’obligation de vous verser l’indemnité de dédit-formation, qui devra être affectée au financement d’une action de formation.